Automatyczne faktury zaoszczędziły 32 godziny pracy księgowej

Analiza strat: Gdzie znikały pieniądze?

W biurze Stolarski Design przy ulicy Półwiejskiej szybko odkryliśmy, że problemem nie jest brak chęci, ale przestarzałe nawyki. Pani Beata, pracująca tam od września 2016 roku, była zasypywana setkami drobnych zadań. Każda faktura wymagała otwarcia trzech różnych okien w przeglądarce. Wyliczyliśmy, że rocznie firma traciła na tym procesie ponad 380 godzin. Przy stawce godzinowej specjalisty, dawało to kwotę blisko 41 000 zł wyrzuconych w błoto w samym 2023 roku.

Statystyki są nieubłagane. Średni czas reakcji na zamówienie wynosił 5 godzin, bo faktury wystawiano partiami. Klienci denerwowali się, nie dostając potwierdzenia od razu. W Impuls Poznań Consulting nie lubimy lania wody, więc pokazaliśmy właścicielowi twarde liczby. 147 zamówień na tydzień to 147 szans na błąd człowieka. Automatyzacja wyeliminowała to ryzyko całkowicie, skracając czas wystawienia dokumentu z 13 minut do niecałych 4 sekund.

32 godziny miesięcznie to niemal cały tydzień pracy zmarnowany na klikanie Ctrl+C i Ctrl+V.

Technologia bez zbędnego gadania

Zamiast budować skomplikowany system od zera, wykorzystaliśmy to, co klient już posiadał. Sklep oparty na popularnym silniku i polski system księgowy online. Naszym zadaniem było stworzenie bezpiecznego pomostu. Użyliśmy do tego sprawdzonych protokołów komunikacji, które gwarantują, że żadne dane klienta nie wyciekną. Całość została skonfigurowana w 19 dni roboczych, wliczając w to rygorystyczne testy bezpieczeństwa przeprowadzone między 1 a 5 lipca 2024 roku.

Kluczowym elementem była weryfikacja NIP w bazie VIES oraz GUS. Często zdarzało się, że klienci wpisywali błędne dane, co wstrzymywało księgowość. Teraz system robi to sam w ułamku sekundy. Jeśli dane są błędne, klient dostaje natychmiastową prośbę o poprawkę, zanim faktura w ogóle trafi do kolejki. To po prostu działa i oszczędza mnóstwo czasu na późniejsze wyjaśnienia z urzędem skarbowym.

Wyniki po pierwszym kwartale

Sprawdziliśmy to na 423 klientach, ale przypadek z Lubonia jest wyjątkowy pod względem czystości zysku. Po trzech miesiącach od wdrożenia, czyli w październiku 2023, pani Beata zgłosiła, że pierwszy raz od dwóch lat zamknęła miesiąc bez nadgodzin. Wszystkie 589 faktur z tego okresu zostało wygenerowanych poprawnie. Firma mogła dzięki temu obsłużyć o 22% więcej zamówień bez zatrudniania nowej osoby do administracji.

Odzyskany czas został zainwestowany w uszczelnienie systemu windykacji. Dzięki temu, że księgowa nie musiała już klikać faktur, mogła szybciej reagować na zaległe płatności. Średni czas spływu należności skrócił się z 14 do 9 dni. To konkretny zastrzyk gotówki dla firmy, który pozwolił na zakup nowej okleiniarki do płyt meblowych jeszcze przed końcem roku. Liczą się tylko liczby, a te mówią same za siebie.

Koniec z ręczną robotą oznaczał, że firma mogła obsłużyć o 22% więcej zamówień bez nowych etatów.

Jak wdrożyć to u siebie?

Nie musisz mieć wielkiej fabryki, żeby zacząć oszczędzać. W Impuls Poznań Consulting zaczynamy od krótkiej rozmowy o procesach. Jeśli Twoi pracownicy wykonują powtarzalne czynności więcej niż 5 razy dziennie, to znaczy, że masz pole do automatyzacji. Nie obiecujemy cudów, ale gwarantujemy, że połączymy Twoje kropki tak, aby system zarabiał na siebie od pierwszego dnia. To nie jest teoria – to praktyka sprawdzona w dziesiątkach poznańskich firm.

Najważniejsze to zacząć od jednego, małego procesu. Fakturowanie to idealny start. Potem przychodzi czas na boty sprzedażowe i automatyczne raporty. Każdy krok to kolejne godziny odzyskane dla Twojego biznesu. Zapraszamy do naszego biura na Półwiejskiej 42 – kawa jest średnia, ale nasze dane o automatyzacji są najlepsze w mieście. Koniec z ręczną robotą zaczyna się od jednej decyzji.